Miljødirektoratet - Tjenestedesign, Team
Varighet: Fra snarest til tentativt september
Omfang: Team med forslag til antall ressurser fra leverandør
Sted: Inntil videre remote, pga. Covid-19
Frist: 26.05.2020, kl. 12.00 for å melde interesse, endelig tilbudsfrist er 02.06.2020, kl. 12.00
Beskrivelse av behovet fra Miljødirektoratet:
Kort bakteppe for vår beskrivelse av LøftIT-rammeverket:
Digitaliseringsseksjonen har besluttet å etablere et eget LøftIT rammeverk (basert på designtenking/tjenestedesign). Vi etablerte en egen beskrivelse av et opplegg i januar 2020 og har sammen med en annen IT-rammeavtalepartner foredlet dette videre.
LØFTIT er kort fortalt en styrt prosess fra en idé oppstår fram til beslutning om realisering. I LØFTIT inngår metoder for å kartlegge brukerbehov, identifisere rotårsaker ved problemer i tjenesten/arbeidsprosessen, utvikle idéer, prøve ut prototyper og teste på brukere.
Beskrevet problemstilling fra oppdragsgiver (HR-seksjonen):
Mangel på effektiv håndtering av henvendelser er tatt opp som et problem mange steder i organisasjonen. Digitaliseringsseksjonen har gjort en innledende kartlegging av problemstillingen. Organisasjonsavdelingens vurdering er at det er gevinster å hente, både i form av effektivisering og økt leveransekvalitet, ved å forenkle systemet for henvendelser både for brukere og saksbehandlere.
Prosjektet skal levere løsning for effektiv håndtering av henvendelser til Miljødirektoratet som innebære en:
- En felles definert og generisk prosess som kan brukes på de aller fleste typer henvendelser
- Styring av prosessen gjennom systemstøtte
- Bedre støtte til saksbehandler (forenkling og automatisering av manuelle og repeterende oppgaver, støtte i arbeidsflyt, prosessverktøy)
- Løsningen skal bidra til kontinuerlig forbedring av våre tjenester
Basert på innsiktsarbeidet fra ODI og nytt oppdrag fra OAL om å levere konseptutvikling er det behov for å utforske henvendelses-tjenesten videre med tjenestedesign/designtenking for å finne riktig konsept. Vi ser for oss å anvende LØFTIT metodens faser og aktiviteter der vi starter med strukturert analyse som siste del av innsiktsfasen og utfører idefase og testfase.
Det er behov for ekstern kapasitet som kan levere tjenestedesign for oppdraget. Behov for å utføre oppgaver i tjenestedesign er primært for å levere kompetanse i verktøy og visuell fremstilling og være utførende ressurs. Behovet konkretiseres gjennom følgende punkter:
Analysere innsikt for å velge problemstillinger
Gå gjennom innsiktsarbeidet med funn og prøve å gruppere innholdet i temaområder.
For eksempel bruke ZIP-analyse på temaområder for å identifisere
- Problemområde som trenger endring/forbedring,
- Ide og utviklingsområde som vi har ideer for innovasjon
- Zoomområde der vi ikke har nok innsikt for å forstå behov eller prosess
Bearbeiding av dette grunnlaget gjør at vi kan velge de viktigste problemstillinger/behov som vi ønsker å utforske gjennom idefasen
Vi beskriver framtidsscenario for hvordan vi ønsker håndtering av henvendelser skal være for aktørene (mottakere, avsendere og ledere)
Vi skaper ideer
Vi tar tak i de utvalgte problemstillingene fra innsikten og skaper ideer og velge ut ideene som er de viktigste for å innfri veien mot framtidsscenario
Vi tester ut ideene
Vi vurderer og bestemmer utvikling av prototype(r) for å kunne teste ut utvalgt ide(er)
Vi tester prototypen på utvalgte brukere og høster tilbakemeldinger for forbedringer eller går til avslutning av prototype.
Vi lager beslutningsgrunnlag
Vi utarbeider beslutningsunderlag for konsept med gevinstanalyse og estimerer innsats.
Vår forespørsel:
Basert på vedlagte filer og problemstilling som er beskrevet i denne eposten ber vi leverandører
-
- Gi et forslag til sammensatt bemanning* og opplegg for en avgrenset LøftIT prosess med etterfølgende kortfattet «konsept/planlegging» fase
- Arbeid må være avsluttet sent på sommeren 2020 (tentativt september). Det er ønskelig med oppstart så raskt som mulig.
- Arbeidet skal ende i et prosjektforslag (BusinessCase) for å møte behov (iht. MVP – minimum viable product)
- Arbeidet skal der mulig «etterlate» gjenbrukbare opplegg/metoder/beskrivelser for LøftIT eller foredle de som finnes fra før
- Miljødirektoratet skal (kunne) delta i alle faser i arbeidet
*) Prosess, design, arkitektur, gevinst/business, og dialog med andre lev. er trolig en del av oppdraget.
Tilbudet skal inneholde:
- Oversendelsesbrev hvor planlagt start og slutt av arbeidet er vist, videre at det fremkommer et estimat for arbeidet.
- CVs for relevante ressurser (team)
- Beskrivelse av leveransemodell og kortfattet beskrivelse av hvilke tema en sluttrapport vil inneholde (merk at det er ønskelig at det leveres et prosjektforslag)