För längre konsultuppdrag hos kund inom offentlig sektor söker vi en Avdelningsadministratör. Du kommer främst att arbeta nära den svenska ledningsgruppen men interaktion och stöttning kommer även ske mot den europeiska ledningsgruppen. I uppdraget kommer du att stötta med såväl mötesbokningar som fakturahantering/kontering samt vara stöd vid rekrytering och introduktionen av nya medarbetare.
I arbetsuppgifterna ingår exempelvis att:
- Stötta avdelningens chefer i planering och koordinering av större möten
- Stötta avdelningens chefer med administrativa uppgifter
- Administera europeiska möten där representanter från avdelningen är ordförande i arbets-/styrgrupper
- Kontering av fakturor
- Vara sammanhållande för avdelningens konferenser
- Vara sammanhållande för informationsseminarier (internt och externt)
- Administration och tilldelning av resurser i "Projektverktyget"
- Stötta avdelningens intranätsredaktörer
- Stötta i upphandling och introduktion av konsulter inom avdelningen
- Vara stöd i rekrytering och introduktion av nya medarbetare
- Administrera diarieföring
- Vara ansvarig för att lägga upp och administrera kurser i organisationens interna utbildningsplattform
Kompetens och Erfarenhet:
- Minst 5 års arbetslivserfarenhet av att ha självständigt arbetat med administrativa arbetsuppgifter
- Minst 3 års arbetslivserfarenhet av att arbeta med MS Office program som Excel, Word, Powerpoint och Outlook
Meriterande
- Minst 3 års erfarenhet av att arbeta som administrativt stöd åt chefer och ledningsgruppe
- Dokumenterad erfarenhet av koordinering i större organisationer under minst 3 år
- Minst 3 års erfarenhet av att arbeta med administration och koordinering i offentlig verksamhet , t.ex. statlig eller kommunal alt. motsvarande större organisation.
Utbildning
- Eftergymnasial utbildning inom till exempel ekonomi, HR eller administration alternativt minst 5 års motsvarande arbetslivserfarenhet
Personliga egenskaper
- God samarbetsförmåga och initiativförmåga
- Flexibel och anpassningsbar efter arbetsbelastning
- Utåtriktad och tydlig i sin kommunikation
- Ödmjuk och ha lätt för att skapa förtroende
- Serviceminded
- Arbetar självständigt och målinriktat
- Förmåga att arbeta i grupp
- Behärskar svenska och engelska i tal och skrift
Uppdraget är på 1 år med möjlighet till ytterligare 1 års förlängning
Start så snart som möjligt
Möjlighet till 50% arbete på distans enligt överenskommelse med närmsta chef